Bí quyết để tạo ra kế hoạch tổ chức những sự kiện tuyệt vời

Có rất nhiều yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện, tuy nhiên có sự ảnh hưởng quan trọng nhất phải kể đến một bản kế hoạch vô cùng tỉ mỉ, chi tiết và cụ thểBản kế hoạch luôn chiếm một vai trò lớn lao trong sự thành bại của sự kiện



Để có thể chiếm 70% sự thành công thì bạn cần phải lập ra một kế hoạch tốtVới kinh nghiệm trong 10 năm hoạt động qua, hôm nay Đại Lâm xin chia sẻ cho các bạn cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất


1.     Định hình loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Việc đầu tiên bạn phải làm là xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức: Lễ khánh thành, hội nghị-hội thảo,..Định hình loại sự kiện giúp bạn dễ dàng xác nhận những mục nào cần thực hiện, mục nào có thể bỏ bớt đi để tránh sự dông dài cho sự kiện cũng như tiêu tốn phí vô ích


Công việc tiếp theo có yếu tố rất quan trọng tiếp theo giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện mà bạn muốn thực hiện.Bạn muốn tổ chức hội nghị tri ân khách hàng.


2. Những ai là đối tượng của sự kiện?


Đây là bước rất quan trọng, là cơ sở để xây dựng kế hoạch cho sự kiện.Đối với những nhóm này, cần chuẩn bị tỉ mỉ, cụ thể kịch bản.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.


3.       Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Thông điệp sự kiện không chỉ là ý nghĩa cốt lõi của sự kiện bạn tổ chức mà còn mang ý nghĩa truyền thông vô cùng quan trọng, nó sẽ theo suốt sản phẩm/công ty/dịch vụ đến tận chặng đường cuối cùng của nó.


4.       Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?


Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Mọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện


5.    Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?


Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.


6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông đóng vai trò thu hút người tham dự và giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Lập ngân sách cho sự kiện.


Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Trong trường hợp xét thấy kinh tế hạn hẹp thì bạn nên rà soát, thay đổi hạng mục sao cho phù hợp.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

Loading Facebook Comments ...